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【霧島市】電子申告への感謝状

本年度の税務署の異動は本日付で行われたようです。

「加治木税務署長が離任のあいさつに来られた」と先週連絡がありました。
昨年度赴任されたお若い方でした。国税庁に戻られるようです。
「霧島市のやり方を参考にしてゆく」と言われていたとのことでした。
少し前には「税務署長から感謝状を貰った」との連絡もありました。

何故、「霧島市のやり方を参考に」と言われ、感謝状をもらったのか、の話です。

話は、2年前の11月までさかのぼります。
10月に長寿障害福祉課から、税務課へ異動してきた私は、加治木税務署が主催する国、県、市町の会議に参加しました。
そのときに、「申告書のデータ引き継ぎ」の話を知りました。「霧島市も協力してほしい。」と。
市民税も所得税(国の税金)も申告の内容を基にして課税します。そのため、協力して確定申告に取り組みます。

確定申告の方法は大きく3つに分かれます。
・パソコン・スマホでのe-Tax
・税務署の会場での申告(加治木税務署では加音ホール)
・市町村の会場での申告
この申告の情報を税務署と市町村でどう共有するかを簡単に図にするとこうなります。

ここでの問題は、市町村と税務署の情報やり取りが基本紙ベース(PDF)で行われていることでした。
市町村から税務署への申告書情報を渡すには、紙ベースかデータか二通りの方法があります。
この「申告書のデータ引き継ぎ」が霧島市ではほぼゼロで、紙で税務署に渡していました。

確認すると、データで渡せる環境がほとんど整っているが、「データ引き継ぎ用の番号取得に人を配置しないとできない」「データでエラーなく渡せるか不安」ということでした。
私はやり方次第で人を配置しなくてもできるし、他の市町村でもデータで渡しているので、実際自分でやってみました。
結果、問題なくやれたので、「できる部分だけでいいし、エラーが出そうな複雑な申告は避けてやってみよう」と職員に声をかけました。
最終的に3割強をデータで渡すことができました。
申告の反省会の時「来年はもっと準備をして、100%目指すつもりでやろう」と言い、今年の2月の申告前にも「税務署のためにやると思わずに。自分たちも確認作業がなくなるので楽だから」と声をかけ、そのための申告体制を準備しました。

そのような準備をして、申告開始後、毎日データを税務署に送っていたところ、「加音ホールで受ける件数よりも多く霧島市は申告データを送ってくる」ということで税務署長から「視察をさせて欲しい」との申し出がありました。
「ぜひ見にきてください!」と快諾し、一番経験が長い職員を呼んで「税務署長が視察に来られるから、あなたが案内して。案内しながら、これまでの税務署とのやり取りとかで困ったことを、直接署長に話して」と指示しました。
彼も「税務署にこうしてもらえると、我々もありがたいんですよ〜」という話をやんわりしながら、署長の案内をしてくれました。

最終的には100%とはいきませんでしたが、ほとんど「申告書のデータ引き継ぎ」をすることができました。
ほとんど紙だった管内で一番件数の多い霧島市が、2年でほとんどデータになり、税務署としても大きく事務効率化されたため、結果として感謝状をいただくことになりました。

元部下からは「感謝状を貰ったのは、秋丸さんのおかげです」と言われましたが、私は方向性を示しただけで、準備をしたのは担当であり、職員、臨時職員含めて、新しいやり方にみんなで取り組んだ結果の感謝状です。

また、今年の申告は感染予防対策のため、昨年までとやり方を変えざるえず、特に、一番大きな会場である国分シビックセンターは、場所から何から変えなければなりませんでした。

私は、「感染予防対策をしっかりしよう」「できるだけ待たせないようにしよう」という動機付けと、大きな部分の指示だけし、具体のところは担当に任せました。担当職員が試行錯誤しながら、会場のレイアウト、関係者とのやり取り、新たに必要となった道具の手配等の準備をしっかりと整えてくれたため、大きな混乱もなく、逆に「感染予防対策が素晴らしい」との投書もいただきました。担当した職員にとっても成功体験となってくれたと思っています。

市職員として最後の部署となった税務課、その最後の1年間、私は初めての部下を持ちました。
部下13人というのは、霧島市役所で一番大きなグループでした。
できるだけ毎日、一人一人と一言でもコミュニケーションを取るように心がけ、期首と期末の面談も、仕事のことだけでなく家庭のことも話し、自分が思っていることをしっかりと伝え、結果、期首面談、期末面談とも6時間以上かかりました(ひとり約30分)。

組織というものは、そこに属する人間、一人一人の力で動くものです。
掛け声だけでは人は動きません。
「スピード感を持て!」ではなく、スピードが出るような事務フローや意思決定を。
「ミスをするな!」ではなく、ミスが起こりにくい、起こってもカバーできる体制づくり。

理由も言わず「俺が上司だから、俺のいうことをきけ」では、渋々動くかもしれませんが、パフォーマンスは上がりません。

まずは、信頼関係。
そして、動機付け。何のために、何に基づいて、何をしなければならないか。
最後に、どうすれば目標を達成できるのか、できない言い訳を考えるのではなく、どうすればできるのか問いかけを続けること。

その勉強をさせてもらった1年間でした。親愛なる元部下たちには感謝しています。

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